Kostenloses Dokument: Handbuch zur Vergabe von öffentlichen Aufträgen
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schon in der ersten Runde des Wettbewerbs ausscheiden. Zu beachten ist, dass sich
diese Vorschriften nur zum Teil in den Ausschreibungsunterlagen befinden; es gelten
darüber hinaus die jeweilige Verdingungsordnung (beispielsweise die VOL) sowie
weitere Rechtsquellen (vgl. Abschnitt 3.2). Eigene Geschäftsbedingungen oder der
Hinweis auf AGBs können kaum durchgesetzt werden, ja können unter Umständen
sogar zum Ausschluss des Angebots führen. Gleiches gilt für Hinweise und Klauseln,
wie sie bei privatwirtschaftlichen Angeboten üblich sind (beispielsweise „Angebot freibleibend
bis ...“). Das Angebot darf in der Regel auch nur exakt die nachgefragte
Leistung beschreiben. Nur wenn Nebenangebote ausdrücklich zugelassen sind, kann
ein Anbieter Vorschläge zu einer möglicherweise effizienteren Leistungserbringung
machen, die der Auftraggeber gar nicht gekannt oder bedacht hatte. Auch wenn dies
sehr bürokratisch und formalistisch erscheint, so haben diese Regeln das Ziel, eine
Vielzahl von Angeboten vergleichbar zu machen und im Rahmen eines fairen und
transparenten Wettbewerbs das wirtschaftlichste Angebot zu ermitteln.
3. Das öffentliche Auftragswesen
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Beim Zuschlag ist Wirtschaftlichkeit jedoch nicht auf den Preis allein zu reduzieren:
Folgekosten, nachträgliche Wartungsleistungen, Konditionen von Serviceverträgen,
Ersatzteilbeschaffung und zeitliche Liefergarantien für Ersatzteile können weitere Kriterien
sein.
Qualifikationsnachweis
Wichtig bei der Auswahl des besten Anbieters ist auch der Nachweis der Qualifikation
der Firma. Fachkunde, wirtschaftliche und technische Leistungsfähigkeit sowie die
Zuverlässigkeit eines Unternehmens spielen dabei eine Rolle. Je nach Inhalt der
Ausschreibung kann es erforderlich sein, dass das Unternehmen bestimmte zusätzliche
Qualifikationen erfüllt, beispielsweise ein Total Quality Management System
oder das Ökoaudit eingeführt hat.
Der eigentliche Wettbewerb
Erst wer diese Kriterien erfüllt, kommt in die engere Auswahl. Nun werden die Qualität
der Leistung, die Konditionen und andere bei der Bewertung von Angeboten übliche
Kriterien herangezogen. Dabei ist es wichtig zu wissen, dass ein einmal abgegebenes
Angebot nur bis zur Angebotsfrist geändert oder zurückgenommen werden
kann! Nur im Vorfeld kann das Unternehmen Einfluss auf den Beschaffer nehmen
und sich bei ihm in ein möglichst gutes Licht rücken.
Zur Sicherheit: Bürgschaft gefordert
Um aus der Sicht des Auftraggebers eine zeitlich und sachlich einwandfreie Leistungserbringung
sicher zu stellen, wird oftmals die Absicherung des Angebots und
seiner Realisierung durch eine Bürgschaft verlangt. Angesichts kurzer Fristen zur Abgabe
eines Angebots bedeutet dies gegebenenfalls zusätzlichen Aufwand durch die
erforderliche Abstimmung mit der Hausbank.
Rechtsschutz
Bei EU-weiten öffentlichen Ausschreibungen müssen die nicht zum Zuge gekommenen
Anbieter mindestens 14 Tage (Absendetag) vor der Zuschlagserteilung über den
Ausgang des Verfahrens informiert werden. Sie haben im Rahmen dieser Frist die
Möglichkeit, eine Rechtsbeschwerde bei der Vergabekammer einzureichen, wenn sie
hierfür ausreichende Gründe geltend machen können. Unterhalb des Schwellenwertes
von 200.000 Euro ist der Rechtsweg nur über eine zivilrechtliche Klage möglich
(vgl. Abschnitt 3.2). Die Rechtsentwicklung der letzten Jahre hat die Stellung der
3. Das öffentliche Auftragswesen
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Unternehmen eindeutig gestärkt; wer also begründete Zweifel am Ausgang eines
Vergabeverfahrens hat, sollte die Möglichkeiten einer rechtlichen Überprüfung abwägen
und gegebenenfalls nutzen.
Langer Atem erforderlich
Wer bei den ersten Versuchen, öffentliche Aufträge zu bekommen, nicht gleich erfolgreich
ist, sollte nicht vorschnell aufgeben. Der Einstieg in das öffentliche Beschaffungswesen
ist nicht einfach und muss mit einer Investition verglichen werden: Am
Anfang steht die Einarbeitung in die rechtlichen und formalen Vorschriften sowie die
Entfaltung besonderer Marketingaktivitäten im Hinblick auf besonders geeignete
öffentliche Auftraggeber. Es dauert in aller Regel eine gewisse Zeit, bis man aufgrund
einiger Erfahrungen einen Treffer landet. Und die Bekanntheit bei einem Auftraggeber
garantiert angesichts der rechtlichen Vorgaben nicht, dass der nächste Auftrag dieses
öffentlichen Beschaffers wieder ins eigene Haus geholt werden kann. Wer den
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