Kostenloses Dokument: Handbuch zur Vergabe von öffentlichen Aufträgen
Grobe Voransicht des Dokuments: 'Handbuch zur Vergabe von öffentlichen Aufträgen' (Teil 8):
möglichst rechtzeitig mit der vergebenden Stelle auseinander zu setzen, um - im
Rahmen der legalen Beeinflussung - die Aussichten auf die Erteilung des künftigen
Auftrages zu steigern. Dafür ist es sinnvoll, eine Informationsstrategie aufzubauen,
die für den öffentlichen Auftraggeber reizvolle und interessante Bestandteile hat und
gleichzeitig dem Unternehmer eine permanente Kontaktpflege ermöglicht. Eine derartige
mittelfristige Strategie setzt ein hohes Engagement der Vertriebsverantwortlichen
voraus. Da der Erfolg in den wenigsten Fällen kurzfristig realisierbar ist, bedeutet
dieses auch ein höheres finanzielles Engagement im Marketing.
3. Das öffentliche Auftragswesen
18
Der Bedarf - der Zeitpunkt der Beschaffungsverfahren
Bedarfe müssen geprüft und Leistungsbeschreibungen erstellt werden. Das Studium
von Haushaltsplänen öffentlicher Auftraggeber beziehungsweise die ständigen
Kontakte des Außendienstes zu den Bedarfsträgern und Einkäufern der Beschaffungsstellen
führen zu hinreichend genauen Erkenntnissen. Angezeigt sind dann
sachkompetente Beratungen, technische Dokumentationen, Proben und Muster.
Wenn Bedarfsträger, zukünftige Benutzer und das Beschaffungspersonal um Grundlagen
für die Leistungsbeschreibung verlegen sind, kann der Anbieter mit seiner
Sachkenntnis am Anforderungskatalog ein wenig mitwirken. In dieser Phase können
auch die Voraussetzungen geschaffen werden, bei künftigen Anfragen im Rahmen
von beschränkten Ausschreibungen beziehungsweise nicht offenen Verfahren und
freihändigen Vergaben beziehungsweise Verhandlungsverfahren in den Kreis der
aufgeforderten Wettbewerber aufzurücken.
Aufforderung zum Teilnahmewettbewerb - öffentliche Ausschreibungen
Mit den Anfragen der Beschaffer im Rahmen öffentlicher oder beschränkter Ausschreibungen
und freihändiger Vergaben beginnt die Beteiligung an Wettbewerben.
Die rechtzeitige Anforderung von Ausschreibungsunterlagen und ein exakt erstelltes
Angebot sind besonders wichtig. Wenn Nebenangebote zugelassen sind, besteht die
Möglichkeit, besonders kreative Vorschläge vorzulegen, die das Unternehmen durch
deren höheren Nutzwert von den Wettbewerbern abheben. Bei freihändigen Vergaben
sind schriftliche und vor allem aber mündliche Verhandlungen über weitere Leistungsmerkmale,
Konditionen, Preise und Rabatte in jedem Falle vorteilhaft.
Sensibilität und hohe kommunikative Kompetenz
Vertriebsmitarbeiter müssen in ihrer Informationsarbeit nicht nur in der Lage sein,
klare Auskünfte, sondern auch schwache Signale über anstehende Beschaffungsvorhaben
zu erfassen. Darüber hinaus sind aus den Gesprächen mit dem Beschaffer
auch dringend benötigte Informationen über die Konkurrenzsituation beziehungsweise
über die preislichen Vorstellungen des potenziellen Auftraggebers in Erfahrung zu
bringen. Vertriebsmitarbeiter müssen für die erstmalige Kontaktaufnahme mit einer
Beschaffungsstelle außerordentlich qualifiziert sein. Bei bedeutenden Beschaffungsvorhaben
sollte vermieden werden, die „zweite Garnitur“ der Vertriebsmitarbeiter
einzusetzen.
3. Das öffentliche Auftragswesen
19
Zeit und Mühe in längerfristig angelegte Überzeugungsarbeit investieren
Um den öffentlichen Auftraggeber zu gewinnen, ist Überzeugungsarbeit erforderlich.
Sie beginnt damit, ein spezielles, auf die Bedürfnisse und Regeln der öffentlichen
Auftragsvergabe zugeschnittenes Marketingkonzept zu entwickeln, das den
notwendigen intensiven und umfassenden Kontakt zum potenziellen Auftraggeber
gewährleistet. Voraussetzung seitens des Unternehmens ist ein Höchstmaß an
Anstrengungen der Außendienstmitarbeiter, um den Kontakt zum potenziellen
Auftraggeber herzustellen und zu pflegen: Das Basisgeschäft mit der öffentlichen
Hand ist ein mittel- bis langfristiges Vorhaben, eine kurzfristige Verkaufsstrategie führt
kaum zum Erfolg. Mit seiner Marketingstrategie muss der Unternehmer den
potenziellen Auftraggeber zu den Stichworten Fachkunde, Leistungsfähigkeit und
Zuverlässigkeit möglichst umfassend über seine Qualitäten informieren und dies mit
qualifizierten Referenzen auch belegen.
3.6 Die Vergabe von öffentlichen Aufträgen
Beachtung der Form
Bei der Vergabe im Rahmen öffentlicher oder beschränkter Verfahren gibt es eine
Fülle von Formvorschriften, deren Einhaltung durch interessierte Unternehmen unbedingt
erforderlich ist. Wer diese Formvorschriften nicht bis ins Detail ernst
Grobe Voransicht des Dokuments: 'Handbuch zur Vergabe von öffentlichen Aufträgen': Teil 1, Teil 2, Teil 3, Teil 4, Teil 5, Teil 6, Teil 7, Teil 8, Teil 9, Teil 10, Teil 11, Teil 12, Teil 13, Teil 14