Kostenloses Dokument: Handbuch zur Vergabe von öffentlichen Aufträgen
Grobe Voransicht des Dokuments: 'Handbuch zur Vergabe von öffentlichen Aufträgen' (Teil 7):
Auftraggeber eine geeignete Firma aus ihrem Bundesland benennen. Damit die
Auftragsberatungsstellen diese Aufgabe erfüllen können, führen sie so genannte
Bieterdatenbanken. Die Bieterdatenbank enthält Unternehmen aller Branchen und
Größenklassen in einem Bundesland, die sich grundsätzlich für eine Teilnahme an
solchen Zubenennungsverfahren interessieren. Grundsätzlich kann jedes Unterneh3.
Das öffentliche Auftragswesen
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men in das Bieterverzeichnis aufgenommen werden, wenn es grundlegende Informationen
über seine Fachkunde, seine wirtschaftliche und technische Leistungsfähigkeit,
seine Zuverlässigkeit und Informationen über seine Produkt- und Leistungspalette zur
Verfügung stellt. Im konkreten Fall sucht die Auftragsberatungsstelle in ihrer Bieterdatenbank
nach geeigneten Unternehmen für eine bestimmte beschränkte Ausschreibung
und fragt bei diesen Firmen an, ob Interesse an einer Zubenennung
besteht. Ist dies der Fall, werden die interessierten Unternehmen benannt und erhalten
in der Regel vom öffentlichen Auftraggeber die Ausschreibungsunterlagen zugesandt.
Freihändiges Ausschreibungsverfahren
(oberhalb Schwellenwerte: „Verhandlungsverfahren“)
Die freihändige Vergabe beziehungsweise das Verhandlungsverfahren beschränkt
den Wettbewerb noch mehr und bedarf als besonderer Ausnahmefall einer besonderen
Begründung. Die Ausschreibung beschränkt sich hier auf nur ganz wenige mögliche
Anbieter. Wie der Name schon sagt, gibt es im Unterschied zu den vorgenannten
beiden Verfahren keine Formvorschriften. Der öffentliche Auftraggeber kann ihm
bekannte Unternehmen sogar ganz kurzfristig zur Abgabe eines Angebots auffordern,
auch per Telefon. Hier können nur Betriebe zum Zuge kommen, die beim Auftraggeber
hinreichend bekannt sind. Wer bei der freihändigen Vergabe beziehungsweise
Verhandlungsverfahren mitmachen möchte, muss sich dementsprechend weit im Vorfeld
möglicher Ausschreibungen bei öffentlichen Auftraggebern vorstellen und Kontakte
regelmäßig pflegen.
Um Missbrauch zu vermeiden, muss der öffentliche Auftraggeber die Auswahl des
Vergabeverfahrens begründen und dokumentieren. Trotzdem ist in der Praxis der
Trend festzustellen, dass beschränkte Verfahren und die freihändige Vergabe immer
mehr angewendet werden - die Ausnahme wird zur Regel. Um dieser Gefahr vorzubeugen,
besteht oberhalb der EU-Schwellenwerte (vgl. 3.4) die Verpflichtung für den
Auftraggeber, einem beschränkten oder formlosen Verfahren einen so genannten
offenen Teilnahmewettbewerb vorzuschalten. Dieser Teilnahmewettbewerb hat den
Charakter einer öffentlichen Ausschreibung und gibt allen interessierten Firmen die
Gelegenheit, sich um eine Teilnahme am folgenden beschränkten oder formlosen
Verfahren zu bemühen.
3. Das öffentliche Auftragswesen
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3.5 Der Weg zur Akquisition von öffentlichen Aufträgen
Öffentliche Aufträge kommen nicht von alleine, sondern erfordern - wie jede unternehmerische
Investition - eine profunde Vorbereitung. Der Vertrieb eines Unternehmens
muss auf dem Weg zur Auftragsgewinnung eine Reihe von Aufgaben erfolgreich
bewältigen.
Kontakte aufbereiten und pflegen
Mit den zuständigen Personen der Beschaffungsstellen, aber auch der Bedarfsstellen
muss regelmäßiger und bei besonderen Anlässen fallweise Kontakt aufgenommen
werden. Diese Kontakte müssen in jedem Fall persönlich erfolgen und können nur
ergänzend unterstützt werden durch telefonische und schriftliche Kontakte.
Unternehmenspräsentation und Fachinformationen
Ziel der Kontakte ist zum einen die allgemeine Darstellung der Fachkunde, Leistungsfähigkeit
und Zuverlässigkeit eines Unternehmens, zum anderen Beratung,
Information und Produktpräsentation für anstehende Beschaffungsvorhaben. Es soll
damit ein Beitrag zur Schaffung eines positiven Unternehmensbildes beim öffentlichen
Auftraggeber und zur Übermittlung fundierter Sachinformationen geliefert werden.
Für den Außendienst-Mitarbeiter bedeutet dies, dass er eine hohe Kommunikationsfähigkeit
und eine umfassende Sachkompetenz besitzen muss.
Öffentliche Auftraggeber im Vorfeld der Ausschreibung informieren und
kontaktieren
Für den öffentlichen Auftraggeber ist es erforderlich, schon weit im Vorfeld der formalen
Ausschreibung Kontakte mit potenziellen Lieferanten zu halten, um konkrete
Marktinformationen zu bekommen. Dies ist eine Chance für die Unternehmen,
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