Kurz gesagt: Ja, empfangen – aber (noch) nicht zwingend selbst ausstellen.

Seit 1. Januar 2025 müssen grundsätzlich alle Unternehmer im B2B‑Bereich – also auch Freiberufler und Kleinunternehmer nach § 19 UStG – in der Lage sein, E‑Rechnungen im gesetzlich definierten strukturierten Format (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) zu empfangen und digital zu archivieren. Dazu reicht in einfachen Fällen zunächst eine E‑Mail‑Adresse plus eine Lösung, mit der Sie den strukturierten Datensatz speichern und im Zweifel maschinell auswertbar vorhalten können.

Wichtig ist die Unterscheidung: Eine „echte“ E‑Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EU‑Norm EN 16931, keine einfache PDF‑Datei. PDFs gelten weiterhin als „sonstige elektronische Rechnung“ und sind nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig, zählen aber nicht als E‑Rechnung im Sinne der neuen Vorschriften.

Für die Ausstellung von Rechnungen sieht es für Kleinunternehmer und Freiberufler bis zu einem Jahresumsatz von 800 000 Euro deutlich entspannter aus: Sie sind nach aktueller Rechtslage von der Pflicht zur Ausstellung von E‑Rechnungen ausdrücklich ausgenommen und dürfen auch über 2027 hinaus Papierrechnungen oder PDFs verwenden, solange sie auf ihren Kleinunternehmer- oder Freiberufler-Status hinweisen.