Dokumentenmanagement betrifft zunehmend auch kleinere Unternehmen, da die gesetzlichen Auflagen / Compliance-Regeln immer zahlreicher werden. Dieses Whitepaper von Ulrich Moser beschreibt wie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) optimal eingeführt wird und welche Kosten dabei entstehen. Auch wird gezeigt, wie durch die sinnvolle Erfassung von Dokumentenzusatzinformationen (sog. Metadaten) und durch einheitliche Dokumentenvorlagen die Effizienz im Unternehmen weiter gesteigert werden kann. (PDF, 2 Seiten, 544 kB)

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Grobe Voransicht des Dokuments: 'Dokumentenmanagement per Open-Source - Compliance zum Nulltarif?' (Teil 3):

Vorteile der Nachvollziehbarkeit
hat. Durch die eingebaute Versionierung kann
man zudem auch jederzeit feststellen, was zu einem
früheren Zeitpunkt in einem Dokument gestanden hat.
Außerdem hilft ein DMS auch beim Bereinigen des Datenbestands,
wenn Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind.
Bei größeren Dokumentenbeständen ist die Anschaffung
eines dedizierten Datenbank-Servers für das DMS sinnvoll,
da ein solches System dann für das zugrundeliegende
Datenbankmanagementsystem optimiert werden kann, was
Zugriffsgeschwindigkeit und Zuverlässigkeit deutlich
verbessert.
Ulrich Moser ist Geschäftsführer der ZPK Moser UG
(haftungsbeschränkt) und als Berater, Trainer und Coach tätig.
Zuletzt hat er als Professor an der Berner Fachhochschule
Informationsmanagement gelehrt, nachdem er zuvor viele Jahre als
Senior Consultant in unterschiedlichen Firmen tätig war.
Wenn Sie mehr über die Möglichkeiten des Dokumentenmanagements in Ihrem Unternehmen erfahren wollen oder
Unterstützung bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems suchen, senden Sie uns Ihre Anfrage.
2012, Ulrich Moser, ZPK Moser UG (haftungsbeschränkt)
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