Dokumentenmanagement betrifft zunehmend auch kleinere Unternehmen, da die gesetzlichen Auflagen / Compliance-Regeln immer zahlreicher werden. Dieses Whitepaper von Ulrich Moser beschreibt wie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) optimal eingeführt wird und welche Kosten dabei entstehen. Auch wird gezeigt, wie durch die sinnvolle Erfassung von Dokumentenzusatzinformationen (sog. Metadaten) und durch einheitliche Dokumentenvorlagen die Effizienz im Unternehmen weiter gesteigert werden kann. (PDF, 2 Seiten, 544 kB)

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Grobe Voransicht des Dokuments: 'Dokumentenmanagement per Open-Source - Compliance zum Nulltarif?' (Teil 2):

Software Teile dieser Metadaten wieder gelöscht oder überschrieben,
so dass die ursprünglichen Informationen verloren
gehen.Trotzdem ist die Anwendung von Metadaten bei den
Formaten, die dies unterstützen, sicher ein guter Anfang.
Unternehmensvokabular – Basis guter Metadaten
Prinzipiell geht man davon aus, dass Wörter die selten
vorkommen eine höhere Relevanz haben, als solche die
sehr häufig auftreten. Bei der automatischen Generierung
von Suchindices aus Texten werden deshalb alle Wörter, die
für die Suche irrelevant sind, die so genannten Stoppwörter,
ausgeschlossen. Im jeweiligen Kontext können aber auch
branchen- oder fachspezifische Termini oder andere
Zeichenkombinationen, die im sprachlichen Sinn keine
Wörter sind, relevante Suchbegriffe darstellen. Um diesem
Umstand Rechnung zu tragen, sollte ein unternehmensweit
einheitliches Vokabular zusammen gestellt werden.
Vorlagen-Management
Ein weiterer wichtiger Baustein für die Einführung eines
Dokumentenmanagements sind gute Vorlagen für alle
Dokumententypen im Unternehmen. Die Anwendung dieser
Vorlagen muss geschult und bei Aktualisierungen aufgefrischt
werden.

Grundsätzlich sollte jeder Benutzer von Office-Anwendungen
mit der Anwendung von Dokumenten- und Formatvorlagen
vertraut sein. Leider sieht man immer wieder Dokumente die
keine Formatvorlagen nutzen. Hinzu kommt das manche
Office-Suiten für jede direkte Formatierung ein neues Absatz
oder Zeichenformat erstellen, so dass ein Dokument, das
mehrfach zwischen verschiedenen Anwendern hin und her
gesendet wurde, am Ende ein unüberschaubare Liste von
von so genannten akzidenziellen Formaten enthält.
Von Metadaten zur
Dokumentenverwaltung
Wenn diese grundlegenden Regeln und Prozesse definiert
sind, ist es nur noch ein kleiner Schritt zur Einführung einer
Dokumentenverwaltung. Dazu stehen verschiedene kommerzielle
oder Open Source Lösungen zur Verfügung. Die
meisten davon sind Web gestützt und können bei entsprechender
Konfiguration auch von mobilen Anwendern
oder dem Home-Office aus genutzt werden.
Auch eine mehr oder weniger direkte Einbettung in Office-
Programme ist in den meisten Fällen möglich und sollte als
Auswahlkriterium berücksichtigt werden. Eine gute Integration
in die Office-Umgebung ermöglicht es, die Arbeitsabläufe
nahezu unverändert zu lassen. Dies erhöht in aller
Regel die Akzeptanz und ermöglicht so einen zeitnahen
Nutzen der Investition.
Dokumentenmanagement einführen
Wenn Dokumentenmanagement eingeführt wird, startet man
im allgemeinen nicht auf der grünen Wiese, sondern hat
einen umfangreichen Altbestand an Dokumenten, der noch
weiter gepflegt werden muss. In vielen Fällen fehlen dazu die
Metadaten. Nun ist es kaum wirtschaftlich, alle Dokumente
von Hand nachträglich mit passenden Metadaten zu
versehen. In diesem Fall kann man versuchen aus dem
Kontext, in dem die Dokumente verwendet werden und den
Inhalten passende Metadaten zu generieren. Hat man
einmal ein Unternehmensvokabular geschaffen, kann man
gezielt nach solchen Begriffen in den Dokumenten suchen.
Dies funktioniert mit allen Dokumenten, die Texte enthalten,
auch wenn diese zunächst durch Extraktion oder OCRBearbeitung
wieder nutzbar gemacht werden müssen.
Hilfreich sind auch Sammlungen von feststehenden Begriffen
im Unternehmen, z.B. interne Standards. Durch Mustersuche
können auch abweichende Schreibweisen erkannt werden
und so kann man anhand solcher Termini die Dokumente
oftmals schon bestimmten Themenbereichen zuordnen.
Parallel dazu sollte man das ausgewählte Dokumentenmanagementsystem
von Beginn an in die Arbeitsumgebung
integrieren, um den "Altbestand" nicht noch weiter wachsen
zu lassen.
Die schon erwähnten Open Source Lösungen ermöglichen
auch kleineren und mittelständischen Betrieben den
kostengünstigen Einstieg in das Dokumentenmanagement.
Insbesondere die zunehmenden Auflagen zur Aufbewahrung
digitaler Informationen z.B. im Bereich des Finanzwesens
machen die Einführung nicht nur sinnvoll sondern sogar
notwendig, um die rechtlichen Auflagen zu erfüllen.
Kosten des Dokumentenmanagements
Bei richtiger Einführung ist der Betrieb eines DMS nicht
aufwändiger als der Betrieb eines Fileservers mit dem
Unterschied, dass man zusätzlich die

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