Kurz gesagt: Ja, empfangen – aber nicht zwingend selbst ausstellen.

Bereits seit Januar 2025 müssen grundsätzlich alle Unternehmer im B2B‑Bereich – also auch Freiberufler und Kleinunternehmer – in der Lage sein, E‑Rechnungen im gesetzlich definierten strukturierten Format (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) zu empfangen und digital zu archivieren. Dazu reicht in einfachen Fällen zunächst eine E‑Mail‑Adresse und ein kostenloser Online-Viewer (oder kostenlose spezielle Software) zum Ansehen.

Wichtig ist die Unterscheidung: Eine „echte“ E‑Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EU‑Norm EN 16931, keine einfache PDF‑Datei. PDFs gelten weiterhin als „sonstige elektronische Rechnung“ und sind nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig, zählen aber nicht als E‑Rechnung im Sinne der neuen Vorschriften.

Falls der Jahresumsatz unter 800 000 Euro liegt, sind Unternehmen bis Ende 2027 von der Pflicht zur Ausstellung von E‑Rechnungen ausdrücklich ausgenommen, dürfen also weiter Papierrechnungen oder PDFs ausstellen.

Ab 2028 müssen alle umsatzsteuerpflichtigen Freelancer und Unternehmen B2B‑Rechnungen an inländische Unternehmer als E‑Rechnung nach EN 16931 ausstellen. Papier/PDF werden dann nur noch für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro erlaubt sein.