Sind die rechtlichen Voraussetzungen von fachlich versierter Seite geklärt, so steht dem Erfolg Ihrer Telefonakquise nichts mehr im Weg, wenn Sie folgende Regeln beachten.

1) Vor dem Telefonat

1a) Klären Sie zuerst: Wer soll angerufen werden? Legen Sie die Kriterien fest, die Ihre Zielgruppe definieren. Stellen Sie fest, welche Informationen über Ihre ausgewählten Kunden bereits vorliegen. Je mehr Sie schon über Ihre Zielgruppe wissen und je konkreter diese bestimmt ist, desto leichter werden die Telefonate werden.

1b) Legen Sie fest: Womit genau soll die Zielgruppe angesprochen werden? Was ist Ihr Aufhänger für das Gespräch? Mit welchem Anliegen möchten Sie den Kunden ansprechen? Welches Produkt bieten Sie ihm an?

1c) Definieren Sie, welches Ziel Sie erreichen wollen. Wollen Sie direkt etwas verkaufen oder einen Termin vereinbaren? Das Ziel bestimmt die Argumentationslinie.

1d) Legen Sie fest, wann Sie Ihre Zielgruppe anrufen. Die meisten Telefonaktionen scheitern an mangelnder Zeitplanung. Planen Sie Ihren Zeitbedarf deshalb genau.

1e) Bereiten Sie vor, wie die Gespräche verlaufen sollen. Das Skript als schriftlicher Leitfaden, als Skelett Ihres Gespräches hilft Ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

1f) Vermeiden Sie Hintergrundgeräusche sowie Parallelaktivitäten.

2) Während des Telefonats

2a) Nennen Sie Ihren und den Namen Ihres Gesprächspartners immer deutlich.

2b) Benutzen Sie mehrmals den Namen Ihres Gesprächspartners. Der Name ist eines der wichtigsten Wörter in unserem Leben.

2c) Hören Sie aufmerksam zu. Stellen Sie Fragen. Seien Sie interessiert und sorgen Sie dafür, dass Ihre Telefonate für beide Gesprächspartner zum Gewinn werden. Lernen Sie, mit den „Ohren zu sehen“.

2d) Schreiben Sie sich wichtige Informationen auf. Papier und Stift sind genauso wichtig wie das Telefon selbst.

2e) Sprechen Sie in angenehmer Geschwindigkeit, klar, deutlich und immer direkt in das Mikrofon (oder die Sprechmuschel). Wenn Sie sich räuspern müssen, decken Sie kurz das Mikrofon ab.

2f) Führen Sie jedes Telefonat mit Freundlichkeit und fassen Sie am Ende die wichtigsten Punkte zusammen. So hinterlassen Sie immer einen positiven, professionellen Eindruck.

2g) Bleiben Sie immer ruhig und gelassen sowie fair und respektvoll. Geben Sie niemals dem anderen die Macht, über Ihre Stimmung zu bestimmen. Ausnahme: Der andere ist noch besser drauf als Sie.

3) Nach dem Telefonat: Sorgen Sie zuverlässig für die Erledigung oder Weitergabe der Informationen sowie für versprochene Rückrufe.

Autor: Thomas Geiling