Artikel unserer Freiberufler: So geht professionelles Veranstaltungsmanagement
Eingetragene Dienstleister können sich mit einem Artikel in den Freelance-Market-News kurz vorstellen. Dieses Mal stellen wir Ihnen die Eventmanagerin 16360 aus Euskirchen bei Bonn vor. Ihr Motto: Professionelles Veranstaltungsmanagement – Ihre Haare lassen Sie ja auch nicht vom Gärtner schneiden.
___
Haben Sie schon seit einer Weile im Hinterkopf, dass in Ihrer Firma demnächst eine Kundenveranstaltung ansteht, um die sich dringend jemand kümmern muss? In vielen Betrieben ist das mehr Last als Nutzen, da die Veranstaltung von den Mitarbeitern oft „nebenbei“ organisiert werden muss. Nach dem letzten Mal hatten Sie den festen Vorsatz: „Nächstes Jahr starten wir viel früher mit der Planung!“ und eigentlich wollten Sie auch mal etwas Abwechslung reinbringen. Und was ist passiert?
Ich kann Sie beruhigen, Sie sind nicht der Einzige, dem es so geht. In letzter Sekunde wird Plan B ausgepackt: Alles wie immer! Jetzt muss es schnell gehen. Die Aufgaben werden verteilt, die Unterlagen aus dem letzten Jahr hervorgeholt und aus der Not heraus das Meiste übernommen. Es bleibt keine Zeit mehr, um neue Ideen zu recherchieren und erst recht nicht, um Angebote einzuholen und zu vergleichen. Zu spät werden die Einladungen verschickt, woraufhin ein Teil der Kunden keine Zeit mehr hat. Vor Ort wirkt es etwas unorganisiert und dann werden Sie auch noch darauf angesprochen, dass es letztes Jahr genau das Gleiche zu essen gab.
Bitte denken Sie daran: Ihr Kunde hat Ihnen seine kostbare Zeit geschenkt. Nutzen Sie jede Minute, um dieses Vertrauen zu rechtfertigen. Die Veranstaltung sollte genau so professionell organisiert sein, wie Sie als Geschäftspartner von Ihren Kunden wahrgenommen werden möchten.
Nicht nur in der Vorbereitung, auch am Veranstaltungstag brauchen Sie eine erfahrene Person, die den Hut aufhat. Wer ist frühzeitig vor Ort und Ansprechpartner für die eintreffenden Dienstleister? Wer platziert die Künstler und kümmert sich um die Technik? Wer steuert das Servicepersonal und hat im Blick, dass die Teller abgeräumt und die Aschenbecher geleert werden? Sind die Gläser gefüllt? Stimmt der Zeitplan noch? Ist die Musik zu laut? Toiletten sauber? Sind Preise, Mikrofon und Moderator für die Siegerehrung rechtzeitig parat? Wer bewahrt die Ruhe, wenn etwas schief geht und wer koordiniert den Abbau? Die Person, die die Absprachen getroffen hat, sollte im Idealfall auch vor Ort die Fäden in der Hand halten.
Eventmanagement ist heutzutage nicht umsonst ein eigenes Fachgebiet, das von Erfahrung, Erfolgen, überstandenen Krisen und gelösten Problemen profitiert. Aber auch in Unternehmen mit eigener Eventabteilung hapert es gelegentlich an der Kapazität, wenn mehrere Veranstaltungen parallel stattfinden sollen. Für einzelne Anlässe außer der Reihe rechnet es sich nicht, eine weitere Fachkraft einzustellen. Oder es wird jemand krank und steht plötzlich nicht mehr zur Verfügung.
Bevor Sie den laufenden Betrieb durcheinanderbringen: Lassen Sie die Mitarbeiter doch ihre Jobs machen und holen Sie sich professionelle Unterstützung. Dann können Sie sich beruhigt dem Zweck Ihrer Veranstaltung und vor allem Ihren Kunden widmen.
___
Falls Sie Anregungen haben oder unseren Newsletter abonnieren möchten, können Sie uns hier gerne eine Nachricht hinterlassen:
Dieser Artikel wurde in den Freelance-Market-News 10/2022 veröffentlicht.