Effektive Teammeetings trotz Telearbeit
In ein paar Jahren werden Unternehmer und Freelancer viele Lektionen über das Überleben während COVID zu erzählen haben. Oft wird es sich dabei um die Verlagerung zur Telearbeit drehen.
Abgesehen von der Produktivitätssteigerung, geringeren Büroflächen und Betriebskosten, stellen sich viele Freiberufler und Führungskräfte die Frage, wie man Team-Meetings auch unter Distanz effektiv durchführen kann.
Insbesondere wenn Ihre persönlichen Besprechungen schon schwierig waren, werden es Ihre virtuellen Besprechungen erst recht sein. Laut dem Marktforschungsunternehmen Gartner werden durch die Fernarbeit kulturelle und persönliche Herausforderungen zwischen den Teammitgliedern noch weiter verstärkt. Glücklicherweise gibt es Maßnahmen, um Ihre Online-Meetings effektiver zu gestalten. Wir haben die sieben wichtigsten nachfolgend dargestellt:
1) Verwenden Sie ein hochwertiges Konferenzsystem
Laut Psychology Today besteht Kommunikation zu 55% aus Körpersprache und zu 38% aus dem Tonfall. Daher ist es wichtig, ein Meetingsystem zu verwenden, das sowohl Bild als auch Ton optimal unterstützt. Es hilft die "unausgesprochenen Worte" aus den Gesichtern der Kunden und Kollegen herauszuhören, insbesondere wenn eine neue Idee diskutiert wird.
2) Lernen Sie die Zusatzfunktionen des Konferenzsystems kennen und nutzen Sie diese
Hier ein paar Anregungen für Zusatzfunktionen, die wichtig und hilfreich sein können:
● Bildschirmfreigabe für Präsentationen.
● Aufzeichnungsfunktion (wichtig für spätere Referenz, Teilnehmer, die nicht dabei sein konnten und zur Protokollerstellung).
● Spezielle Funktionen für den Moderator (bspw. um Teilnehmer stumm zu schalten, die vergessen haben ihr Mikrofon auszuschalten).
● Direkte Kommunikationsfunktionen zwischen einzelnen Teilnehmern.
● Text-Chat, integrierter Kalender, Online-Voting-Werkzeuge, usw.
3) Das Konferenzsystem muss zur Meeting-Situation passen
Denken Sie daran, dass einige Systeme zwar perfekt für Einzelgespräche geeignet sind, aber bei größeren Besprechungen nicht die gewünschte Leistung erbringen. In solchen Situationen sollten Sie sich für ein System entscheiden, das für Besprechungen und E-Konferenzen mit großer Teilnehmerzahl konzipiert ist.
4) Bereiten Sie das Meeting professionell vor
Erstellen Sie eine Tagesordnung und verteilen Sie diese rechtzeitig. Sie sollte die Besprechungsstruktur, die Diskussionspunkte sowie alle erforderlichen Recherchen, Dokumente oder Dateien enthalten. Weiterhin sollten auch die Namen, Bezeichnungen und Kontaktdaten der teilnehmenden Personen aufgeführt sein.
Wählen Sie die Besprechungsteilnehmer entsprechend der Tagesordnung und den darin enthaltenen Themen aus. Besprechen Sie ggf. einzelne Aspekte bereits vor dem Meeting mit den Betroffenen.
Ein Leitfaden für Teambesprechungen kann helfen, einige Herausforderungen von Fern-Besprechungen zu lösen, wie z. B. die Kleiderordnung, Bedienung des Konferenzsystems, Stummschalten oder Ausschalten der Videokamera.
5) Moderieren Sie das Meeting professionell
Lassen Sie alle zu Wort kommen. Stellen Sie sicher, dass jeder in den Entscheidungsfindungsprozess einbezogen wird, da nur so ein gutes Ergebnis zu erzielen ist. Fördern Sie das Engagement und den Beitrag der stillen Mitglieder der Gruppe. Würdigen und motivieren Sie auch kleine Beiträge.
6) Schaffen Sie eine ungezwungene Team-Atmosphäre
Wie können Sie das Umfeld Ihrer virtuellen Meetings verbessern, so dass sich die Teilnehmer wohl genug fühlen, um ihre Meinung, ihr Feedback oder ihre Kritik zu äußern?
Starten Sie das Meeting mit einem Small-Talk während Sie noch darauf warten, dass alle Teilnehmer sich eingewählt haben.
Schaffen Sie eine "virtuelle Zigarettenpause". Hier kann sich Ihr Team gemeinschaftlich treffen und so die Angst vor der Zusammenarbeit mit unbekannten Menschen abbauen. Die virtuelle Zigarettenpause wird dem Team helfen, sich besser kennenzulernen.
Führen Sie eine Zeremonie oder ein Ritual durch, das den Ton des Treffens vorgibt. Beginnen Sie mit einer Aktivität und beenden Sie die virtuelle Zusammenkunft mit einer anderen.
Erlauben Sie den Teilnehmern, sich zu beraten, aber halten Sie die Beiträge kurz, um Ermüdung zu vermeiden.
7) Finden Sie passende Meeting-Zeiten
Finden Sie Besprechungszeiten, die den verschiedenen Zeitzonen Ihrer Teilnehmer gerecht werden. Eine Weltzeituhr oder Tools wie Doodle können dabei helfen. Manchen Teilnehmern ist auch geholfen, wenn Sie zusätzlich eine telefonische Einwahlmöglichkeit anbieten.
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Dieser Artikel wurde in den Freelance-Market-News 08/2021 veröffentlicht.