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Die fünf größten E-Mail-Sünden
von Alexandra Mesmer, Computerwoche.de
Sie haben wenig Zeit, müssen aber 30 Mails beantworten? Kein Wunder, dass ein
mancher mit E-Mails Schaden anrichtet. Hier die fünf schlimmsten Sünden in der E-Mail-
Kommunikation.
Im Minutentakt trudeln die E-Mails in unserem Postfach ein. Zwischen 50 und 100
elektronische Nachrichten erhalten wir jeden Tag im Durchschnitt. Und oft klicken wir
sofort auf "Antworten", ohne uns viel Zeit für die Formulierung zu nehmen - umso mehr
spiegelt die schnelle E-Mail unsere Einstellung zum Empfänger wider.
Unter Zeitdruck bleibt oft der Anstand auf der Strecke. Die Korrekt!-Beraterinnen
Christina Tabernig und Anke Quittschau haben sich auf Etikette in der Geschäftswelt
spezialisiert. Für die CW-Leser haben sie die fünf wichtigsten Fehler in der E-Mail-
Kommunikation zusammengestellt:
1. Sünde: Die Drohung
"Der Absender hat von Ihnen eine Lesebestätigung angefordert" - Setzen Sie mit dieser
Drohung niemand unter Druck. Es zeigt, dass Sie misstrauisch sind und kontrollieren
möchten. Kein netter Zug.
2. Sünde: Alle auf dem Verteiler
Überprüfen Sie den Verteiler! BMW hat kürzlich für große Aufregung gesorgt, als sich
eine Mitarbeiterin über die Bekleidung der Kollegen beschwert hat. Die Dame echauffierte
sich ausgiebig darüber, wie schlecht und teils obszön gekleidet die Angestellten des
Premium-Autobauers zur Arbeit erscheinen. Gedacht war die E-Mail eigentlich nur für den
BMW-Vorstand, doch jetzt lacht die gesamte Konkurrenz. Da zeigt sich, dass man den EMail-
Verteiler doch lieber zweimal prüfen sollte. Von schlechtem Stil zeugt es auch, wenn
Sie einen Kollegen per Mail kritisieren und den Rest der Abteilung in Kopie setzen. Kritik
sollte man von Angesicht zu Angesicht aussprechen.
3. Sünde: Kryptischen Kürzel und kleine Buchstaben
Faulheit! Es ist unhöflich vorauszusetzen, dass der Empfänger alle Abkürzungen und
Begriffe Ihres Fachgebietes kennt. Kryptische Abkürzungen wie "FYI", "z.K." oder "fyeo"
(for your eyes only) sind nicht modern, sondern schlicht unhöflich.
Wenig wertschätzend ist auch, den Text ohne Beachtung deutscher Rechtschreibregeln
(nämlich Groß- und Kleinschreibung) zu verfassen. Der Leser hat es einfach schwerer,
den Text zu entziffern.
4. Sünde: Formulieren ohne nachzudenken
E-Maile für die Ewigkeit! Telefongespräche sind schnell vergessen. E-Mails sind jedoch
auf der Festplatte oder im Sendeprogramm gespeichert und können ausgedruckt werden.
Formulieren Sie mit so viel Stil, dass jeder gerne Ihre Mails empfängt. So kreieren Sie Ihr
positives Image. Verzichten Sie deshalb nie auf Anrede und Verabschiedung und
unterteilen Sie in sinnvolle Absätze. Endlose Absätze sind einfach schlecht lesbar.
5. Sünde: Endlose Ping-Pong-Spiele
Vermeiden Sie das Ping-Pong-Spiel: Aw. Aw. Aw. Aw……. Ändern Sie den Betreff
spätestens, wenn sich auch der Inhalt der E-Mail geändert hat. Das erleichtert übrigens
auch das Wiederfinden einer E-Mail ungemein.