Wie Sie den Zeitfresser E-Mail eliminieren
E-Mails sind oft unnötig und damit ein gewaltiger Zeitfresser. Zu diesem Ergebnis kommt eine Studie des Henley Management Colleges im Auftrag des Headset-Spezialisten Plantronics über die in Salesbusiness.de berichtet wird. Bis zu zwei Stunden täglich beschäftigen sich europäische Manager mit der E-Mail-Kommunikation, das sind 25 Prozent eines typischen Arbeitstages. Rund 32 Prozent aller gelesenen und gesendeten E-Mails bezeichneten die Befragten als "irrelevant" und reine Zeitfresser.
Die Befragten stehen der E-Mail deshalb als internen Kommunikationsweg und Ersatz für persönliche Gespräche kritisch gegenüber.
Entscheidungsprozesse via E-Mail werden als besonders zeitintensiv eingeschätzt. Ein effektiver Einsatz der elektronischen Post bleibe oft reines Wunschdenken. Im Rahmen der Studie wurden 180 Manager aus Deutschland, Großbritannien, Dänemark und Schweden befragt. Hier ein paar Tipps, wie Sie Ihrer E-Mail-Flut Herr werden:
• Prüfen Sie Ihr Postfach nicht ständig nach neuen E-Mails, sondern planen Sie ein bis zwei feste Zeitpunkte pro Tag für die Bearbeitung ein. Überlegen Sie, ob Sie auf die automatische Benachrichtigung über neue Mails verzichten können. Damit vermeiden Sie Unterbrechungen Ihrer Arbeit. Dies gilt natürlich nicht, wenn Sie E-Mails zeitnah beantworten müssen.
• Ihr Posteingang sollte keine Nachrichten enthalten. Löschen Sie alle Nachrichten sofort nach Lesen oder Überfliegen, die Sie für bedeutungslos halten. Um eingehende Nachrichten systematisch für die Weiterbearbeitung ordnen zu können, sollten Sie sich Ordner und Unterordner anlegen. Das könnte zum Beispiel sein: Newsletter, noch zu bearbeiten, Kunde A, B, C, Später lesen, ...
• Beantworten Sie Nachrichten sofort, bei denen Sie wissen, dass es nicht länger als drei Minuten dauert. Für die Nachrichten, die Sie später lesen wollen, sollten Sie sich einmal pro Woche Zeit nehmen.
• Richten Sie sich Vorlagen und Textbausteine ein. Wenn Sie viele, ähnliche E-Mails beantworten müssen, sparen Sie dadurch Arbeit und Zeit.
• Achten Sie auf "Netiquette". Regeln wie Groß- und Kleinschreibung verwenden Sie schließlich auch in Briefen! Nutzen Sie aussagekräftige Betreffzeilen, formulieren Sie kurz und präzise und verzichten Sie nicht auf ein Minimum an Höflichkeit.
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Dieser Artikel wurde in den Freelance-Market Newsletter 12/2007 veröffentlicht.