Gastartikel: Effiziente Menschen verzichten auf Multitasking
Von Amor Dhaouadi
Kennen Sie die Situation, in der Ihr Arbeitstag vergeht, ohne dass Sie viel, von dem was Sie vorhatten, erledigen konnten?
Ob Sie als Freelancer oder in einem Team mit Kollegen Ihrer Arbeit nachgehen, Sie werden tagtäglich durch viele externe Faktoren an der Verrichtung Ihrer Arbeit gehindert. Das kann eine E-Mail, ein Anruf, eine SMS oder eine Facebook-Nachricht sein. In unserer heutigen Zeit des Immer-Erreichbar-Seins mangelt es nicht an Möglichkeiten, sich ablenken zu lassen.
Viele glauben fest daran, dass sie in der Lage sind, schnell zwischen den verschiedenen Aufgaben hin und her zu springen. Sie wundern sich dann, dass sie am Ende des Tages komplett ausgelaugt sind. Das ist auch nachvollziehbar. Wissenschaftliche Studien zeigen, dass unser Gehirn zwar einfache Aufgaben, wie Fernsehen und Kochen, parallel erledigen kann, bei komplexeren Aufgaben wird unser Gehirn vom häufigen Wechsel zwischen den verschiedenen Aufgaben jedoch müde. So zeigt auch die steigende Zahl der Verkehrstoten wegen Nutzung des Smartphones während der Fahrt, dass es mit unserer Multitasking-Fähigkeit nicht weit her sein kann.
Es gibt viele Ratgeber, wie man seine Arbeit in der vorgegebenen Zeit erfolgreich erledigt. Ich möchte hier den Fokus auf drei Ansätze legen, die besonders Managern, Freelancern und Unternehmern helfen:
1. Seien Sie Herr über Ihr Handeln
Die einzige Variable in Ihrem (Berufs-)Leben, die sich nicht ändert, ist die Zeit als knappste Ressource in unserem Leben. Deshalb liegt es an Ihnen und nur an Ihnen, was Sie in den 24 Stunden erledigen und erreichen wollen.
Die Gefahr ist groß, dass Sie die "falschen" Dinge erledigen. Mit dem Risiko, dass Sie Ihre Ziele oder Umsatzzahlen am Ende des Monats oder Quartals nicht erreichen. Es hilft Ihnen wenig, die Schuld auf Kollegen, Kunden, Familie oder das schlechte Wetter zu schieben. Sie müssen Herr über Ihr eigenes Schicksal werden. Übernehmen Sie Verantwortung für Ihren Erfolg und lernen Sie, konsequent Ihren Plan für Ihren Erfolg zu verfolgen - keine Ausreden mehr, kein Meckern über die "Anderen", seien Sie Ihr eigener Chef.
2. Lernen Sie zu delegieren und loszulassen
Ob im Team innerhalb einer großen Organisation oder als Freelancer im eigenen Home-Office, Sie sollten lernen, die Kontrolle über viele Nebentätigkeiten abzugeben und Vertrauen zu anderen Menschen aufzubauen. Wenn Sie den Anderen Verantwortung übertragen, werden auch diese lernen, Verantwortung zu übernehmen. So können Sie so mehr aus sich, Ihrer Arbeit und Ihrer Zeit machen.
Innerhalb einer großen Organisation können Sie Mitarbeiter im Supportbereich finden, die diese Nebenaufgaben genauso gut oder besser erledigen können. Bei Freiberuflern ist es nicht anders, denn professionelle Unterstützung können Sie sowohl im Netz (bspw. bei Freelance-Market), als auch im Bekanntenkreis finden.
Damit die Delegation dieser Nebenaufgaben gut funktioniert, müssen Sie zunächst den Umfang der Aufgabe und Ihre Erwartungen sehr präzise kommunizieren. Investieren Sie viel Zeit und Aufwand von Anfang an, um zu erklären, was Sie als Ergebnis erwarten, damit Sie keine bösen Überraschungen erleben. Dabei sollten Sie diplomatisch, nett, entgegenkommend und empathisch sein - behandeln Sie die Anderen, wie Sie behandelt werden möchten.
3. Fokussieren Sie sich auf Ihre Kernthemen
Wie schon am Anfang des Artikels erwähnt, kann unser Gehirn keine komplexen Aufgaben parallel bewältigen, ähnlich dem Prozessor eines Computers. Wie beim Computer sollten wir unser Gehirn sequenziell arbeiten lassen, um das Maximum herauszuholen.
Damit das gelingt, sollten Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren, also das, woran Sie am Monat-, Quartals- oder Jahresende gemessen werden. Ein Vertriebler wird beispielsweise daran gemessen, wie viel Umsatz er generiert. So einfach und simpel ist das.
Um hier erfolgreich zu sein, muss ein Vertriebler jeden Tag eine gewisse Zahl potentieller Kunden "erreichen", sei dies durch Telefonanrufe, E-Mails, Soziale Netzwerke, Networking oder Kundenbesuche. Nun kommt der schwierigste Teil: Damit diese Ziele erfolgreich erreicht werden, muss er konsequent und diszipliniert Zeitraster im Kalender für diese Aufgaben einplanen. Wenn Sie beispielsweise potentielle Kunden anrufen wollen, schließen Sie sich in einem ruhigen Raum ein, legen Sie Ihr Smartphone zur Seite oder schalten Sie es einfach ab. Und wenn es sein muss, hängen Sie ein "Bitte nicht stören"-Schild an die Tür, damit Sie niemand behelligt. So sollten Sie mehrfach am Tag intensive und fokussierte Zeitfenster für die Erledigung Ihrer Aufgaben blockieren.
Jeb Blount, Autor, Speaker, Verkaufs-Berater und Trainer, hat diese Methoden tausendfach bei seinen Trainings getestet. Er sagt, dass Sie so Ihr Gehirn entlasten und so Ihren Zielen viel näherkommen als durch den Multitasking-Arbeitsmodus.
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Dieser Artikel wurde in den Freelance-Market-News 11/2017 veröffentlicht.